L’ECM, c’est quoi?
L’ECM, en anglais « Enterprise Content Management » ou Gestion de Contenu d’Entreprise en français, désigne une solution applicative destinée à la gestion du cycle de vie de l’information et des documents d’une entreprise.
Il s’agit donc prendre en compte (acquérir, capturer) les informations électroniques (structurée ou documentaire) pour les gérer (stockage, édition, diffusion) en répondant aux exigences des utilisateurs (ergonomie, fonctionnalité) et aux processus de l’organisation (sécurité, fiabilité, processus).
On a parfois tendance à confondre l’ECM avec le Gestion Electronique des Documents (GED). Mais en réalité, ces deux notions sont différentes. Comme évoqué précédemment, l’ECM constitue une stratégie de gestion de l’ensemble des contenus de l’entreprise. Le Système de Gestion de Contenu d’entreprise, lui, est uniquement une application, ou un logiciel, permettant de créer, modifier, consulter, etc., des textes ou des médias. Une démarche d’ECM peut donc s’appuyer sur des CMS, en tant qu’interfaces pour les membres de l’entreprise, afin de leur permettre entre autres d’accéder aux différentes informations.
La GED, c’est quoi?
La Gestion Électronique des Documents ou GED est un système informatisé d’acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers). Elle permet surtout la numérisation et l’indexation (ajout des mots clés associés au type de document) des documents ce qui permet de remplacer le « volume papier ».Les définitions existantes insistent toutes sur la sécurité et la traçabilité des données, l’organisation et le travail collaboratif au sein de l’entreprise.
Sachez qu’il existe 4 étapes majeures dans la GED :
En gros:
- La GED s’intéresse exclusivement aux documents de l’entreprise. Les solutions de GED initialement orientées vers la gestion de fichiers, ont progressivement intégré d’autres documents, avec une typologie de plus en plus large (mail, formulaire, image, vidéo…).
- L’ECM étend le périmètre de la GED à tous les contenus de l’entreprise, structurés ou non, y compris les contenus Web (WCM), et les contenus gérés par des applications tierces.